7 TIPS FOR BEDRE PROSJEKTLEDELSE

Nøkkelpersoner

Riktig sammensetting av nøkkelpersoner i en virksomhet er viktig for samarbeid, utvikling og for å imøtekomme forretningsmålene som er satt i bedriften.

For å få til dette så, er det viktig å fordele arbeidsoppgaver på best mulig måte, samt redegjøre for hvem som har ansvar for hvilke oppgaver i selskapet.

Fordeling av roller

​​Tildeling av ulike roller effektiviserer arbeidet og synliggjør hvem som har ansvar for hva.

Dette bidrar også til at vedkommende ofte forplikter seg mer til sitt ansvarsområde, som igjen skaper bedre resultater på prosjekt og generelt i bedriften.

Inkalling til møte før oppstart

Før ethvert prosjekt settes i gang, er det viktig å etablere nødvendige rutiner og tiltak for hvordan arbeidet skal utføres.

Under oppstartsmøte burde man utarbeide en handlingsplan som fordeler de ulike arbeidsoppgavene som skal gjennomføres med tidsfrister. Dette forhindrer at flere på prosjektet jobber med det samme, skaper bedre flyt og oversikt, samt effektiviserer prosessen.

Faste møter

I større prosjekter er det viktig å gjennomføre systematiske møter frem til prosjektet er fullført. Det er flere grunner til dette.
  1. Man får avdekket hvordan man ligger an i prosessen og tidsskjemaet
  2. Om de ulike rollene mestrer tildelte arbeidsoppgaver
  3. Er det behov for tilrettelegging av arbeid?
  4. Gi anerkjennelser og motiver godt arbeid.
  5. Se etter forbedringspotensialer
  6. Gjør nødvendige tiltak og reguleringer til handlingsplanen.

Evalueringsmøte

Når prosjektet er gjennomført er det viktig å gi anerkjennelse til samtlige som har stått på og gjort en god innsats.

Her er det også viktig å synliggjøre hva som har gått bra og hva som kunne vært bedre. Analysere prosessen for forbedringspotensialer i fremtiden. Utarbeide nødvendige tiltak og rutiner for forbedringer, som man kan sammenligne med progresjonen til neste prosjekt.

Ansvarsfordeling

De fleste har et behov for å være flittige og bidra til et verdifullt arbeid.

Det viktig å fordele ansvar på en effektiv måte, slik at medarbeideren vet sin rolle og sitt ansvarsområde. Dette forplikter den ansatte til arbeidsoppgavene og gir dem mulighet for å bevise at de mestrer dette.

Når de ulike rollene evalueres, gi ris/ros på riktig måte.

Konstruktiv kritikk er bra. Men om en ansatt har gjort en god innsats, som ikke er utført korrekt, grunnet kommunikasjonssvikt, eller lignende hendelser, så er det utrolig viktig å ikke legge skylden på den ansatte. Det er ønskelig at vedkommende skal føle seg sett og ivaretatt. Å legge skylden på medarbeideren, kan føre til redusert trivsel, økt sykefravær, demotivasjon, som er kontraproduktivt for selskapet.

Medarbeidersamtaler

Ikke alle synes det er like enkelt å si ifra om ting de ikke forstår eller som de synes er vanskelig.

Som leder er det viktig å innkalle de ansatte til medarbeidersamtaler, slik at man får nødvendig innsikt i hvordan den enkelte har det, og om vedkommende trives på jobb samt forstår arbeidsoppgaven.
  • Er det nødvendig å gjennomføre små eller større tiltak?

Medarbeidersamtaler bidrar til inkludering, redusert sykefravær, økt trivsel og bedre arbeidsmiljø.

Dessuten er arbeidsgiver pliktig å tilrettelegge arbeid for arbeidstakeren slik at vedkommende føler at han/henne bidrar til et verdifullt og meningsfylt arbeid. Dette er ikke bra viktig for fremgang og utvikling i selskapet, men det er også lovpålagt å gjennomføre minst en gang i året.

En bedrift med dårlig kommunikasjon internt, fungerer som regel ikke like godt.

I slike tilfeller, oppstår det fort situasjoner som gjør at deler av organisasjonen er passive, eller gjennomfører unødvendige arbeidsoppgaver som ikke skaper verdi for kunden, ansatte eller bedriften.

Når man innkaller ansatte til medarbeidersamtale, så er det nyttig for arbeidsgiveren å benytte en sjekkliste, under møtet.

 Man kan for eksempel starte samtalen med å
  • Høre med arbeidstakeren hvordan han/henne har det på jobben
  • Vise til sist prosjekt arbeidstakeren var med på
  • Høre med arbeidstakeren om vedkommende er fornøyd med innsatsen deres, og om arbeidsoppgavene er forstått
  • Hvordan arbeidstakeren ligger an i forhold til tidsskjema.
  • Høre med arbeidstakeren om vedkommende føler seg godt ivaretatt på sin avdeling og om han/henne jobber bra sammen med andre ansatte.
  • Hvilke oppgaver som er tilbake og årsaken til dette
  • Avdekke om det er fysiske og psykiske forhold som ikke er bra
  • Etablere nødvendige tiltak
Generell tilretteleggingsplikt

Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at arbeidet organiseres og legges til rette slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige psykiske og fysiske belastninger.


Se også arbeidsmiljøloven §§ 4-1 og 4-2

Last ned nyttig skjema

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email

Det er opp til hver enkelt av oss å stoppe spredningen av
coronaviruset

coronapandemien

COVID-19

Alle, også unge og friske mennesker, skal unngå større sammenkomster i denne perioden. Hold deg oppdatert om retningslinjene fra helsenorge.no.